Platform kerja tim kintone

Cara kerja dan Cara hidup

23.Oct.2019 18:40

Ketika mulai “mempercayakan” sesuatu demi penjualan, kami harus berhadapan dengan kebahagiaan karyawan-Daisuke Suga & Tomoko Yoshida

Dalam bekerja, banyak orang yang berpikir ingin fokus terhadap “hal yang hanya bisa dilakukan oleh diri sendiri”.

Tetapi kenyataan yang terjadi di tempat kerja adalah tiba-tiba ada instruksi dari atasan, harus berhadapan dengan pelanggan dll, sehingga seringkali terjadi penumpukan tugas yang di luar perkiraan. Apakah sebegitu sulitnya untuk menunjukkan siapa diri kita di dalam pekerjaan?

Di saat mempertanyakan hal tersebut, kami mengetahui adanya “kewajiban outsourcing” yang dianjurkan oleh Departemen Social Media Marketing dari perusahaan Gaiax Co.Ltd.

Di departemen ini, tugas yang dapat dipercayakan ke orang lain wajib diserahkan ke outsourcing.

Hasilnya, orang jadi lebih bisa berhadapan dengan “hal yang hanya bisa dilakukan oleh diri sendiri”, dan bisa dikaitkan juga dengan “menjalankan hidup yang bahagia”.

Perubahan apa yang terjadi pada pekerjaan setelah dipercayakan kepada orang lain? Yamaguchi sebagai pemagang di Cybozu style berbincang-bincang dengan Mr. Daisuke Suga selaku senior executive manager yang memimpin aktivitas tersebut, dan Mrs. Tomoko Yoshida yang benar-benar memanfaatkan outsourching dalam kesehariannya.

Jika sudah menjalin relasi dan mereka bisa mendengarkan kelemahan kita “seperti seorang teman”, maka outsourcing akan maju

  • Yamaguchi

    Saya terkejut mendengar outsourcing diwajibkan di departemen secara menyeluruh.

    Apakah ada standar untuk membedakan “pekerjaan yang dapat dipercayakan pihak luar” dengan “pekerjaan yang dikerjakan oleh diri kita sendiri”?

  • Suga

    Ketika melakukan pembagian, yang sangat kami tekankan adalah “bagaimana caranya mendapatkan uang dari pelanggan?”.

  • Yamaguchi

    Mohon bisa dijelaskan lebih detil lagi.

  • Yoshida

    Misalnya di pekerjaan kami ada tugas untuk mengumpulkan data dan merangkum  dokumen dengan rapi dalam power point, tetapi pekerjaan tersebut tidak mendapatkan uang secara langsung dari pelanggan.

  • Suga

    Bagian yang menghasilkan uang adalah bagian yang menginterpretasikan data berdasarkan pengalaman yang kami miliki, kemudian memberikan usulan untuk tindakan selanjutnya. Oleh karena itu, pekerjaan selain hal tersebut dapat diserahkan ke pihak luar.

    Selain itu, bisa juga meminta orang dari pihak outsourcing untuk memilih pekerjaan yang “bisa dilakukannya”.

Mr. Daisuke Suga. Senior executive manager di Departemen Social Media Marketing perusahaan Gaiax Co.Ltd. Masuk di Gaiax pada tahun 2013. (Saat itu) menjabat sebagai senior executive manager termuda di usia 26 tahun. Mencoba untuk melakukan reformasi departemen dengan mengimplementasikan cara kerja yang baru seperti mewajibkan outsourcing, remote work, dan menganjurkan untuk pekerjaan sampingan.

  • Yamaguchi

    Meminta untuk memilihnya?

  • Suga

    Iya. Kita mengidentifikasikan semua pekerjaan yang ada, kemudian memperlihatkannya. Dengan begitu, mereka bisa memilih “kalau pekerjaan yang ini saya bisa mengerjakannya”. Ketika ada pekerjaan baru pun saya akan berkonsultasi terlebih dahulu.

  • Yoshida

    Mr. Suga sejak dulu gayanya seperti itu ya.

  • Suga

    Awalnya kegiatan untuk melakukan outsourcing hanya dilakukan oleh saya sendiri. Saya menggunakan sekretaris daring, yaitu meminta tolong kepada orang yang dapat mewakili dan medukung sebagian pekerjaan bisnis saya.

    Pada awalnya setiap pagi saya berbicara via telpon dengan sekretaris daring saya sekitar 10 menit, untuk menyampaikan pekerjaan apa saja yang harus dilakukan hari itu. Lama-kelamaan dia menawarkan untuk mengerjakan “pekerjaan yang itu juga bisa dipercayakan ke saya”.

  • Yamaguchi

    Hebat sekali.

  • Suga

    Dan hubungannya juga tidak hanya meminta bantuan pekerjaan. Terkadang kita juga saling membicarakan hal-hal yang di luar pekerjaan. Dia pernah mendengarkan keluh-kesah saya di telpon selama 3 jam di Jumat malam. Saya merasa hubungan kepercayaan seperti ini mutlak dibutuhkan dalam outsourcing.

  • Yoshida

    Sudah seperti teman, ya (sambil tertawa).

    Tetapi saya juga bisa mengerti suasana itu. Terkadang saya juga ramai membahas “anak kita yang seumuran” dengan pihak outsourcing. Komunikasi yang santai seperti itu penting untuk membangun hubungan kepercayaan.

Saya akhirnya menyadari bahwa cara memberikan kepercayaan sangat berpengaruh pada hasil, meskipun memintanya pada orang yang sama

  • Yamaguchi

    Sebenarnya saya mengira bahwa yang dibicarakan dengan pihak outsourcing sebagai orang di luar perusahaan hanyalah hal-hal yang terkait pekerjaan. Apa yang membuat anda memberikan perhatian untuk menjalin relasi?

  • Suga

    Saya merasakan bahwa dengan menggunakan outsourcing pekerjaan saya menjadi lebih efisien, sehingga saya juga aktif memperkenalkannya kepada para manajer kenalan saya.

    Ternyata ada rekan saya yang merasa kesulitan karena sudah meminta bantuan kepada pekerja freelance yang sama untuk melakukan pekerjaan yang hampir sama juga, tetapi “tidak berjalan dengan baik”.

  • Yamaguchi

    Begitu ya.

  • Suga

    Di sisi lain, sang pekerja freelance juga merasa kesulitan karena “tidak bisa berkomunikasi dengan baik”. Misalnya sulit dihubungi, sulit untuk berbicara dengan bebas, dsb.

    Jadi saya merasa bahwa jika kita hanya membicarakan pekerjaan tanpa menjalin relasi, tidak akan membuahkan hasil. Setelah itu saya juga memberitahu kepada anggota yang lain bahwa “penting untuk membangun relasi”.

  • Yoshida

    Dengan membangun relasi dan memiliki pengalaman kerjasama, kita jadi bisa mempelajari manajemen juga ya?

  • Suga

    Betul. Saya rasa di departemen kami, anggota baru yang tidak memiliki bawahan pun sudah memiliki kemampuan manajemen.

  • Yoshida

    Kalau untuk saya, di departemen sebelumnya banyak pekerjaan yang saya selesaikan sendiri. Tetapi di sini saya selalu memikirkan “bagaimana caranya membuat pekerjaan menjadi mudah” dengan melibatkan beberapa orang. Karena kita tidak bisa bekerja sendiri.

Mrs. Tomoko Yoshida. Bekerja di Departemen Social Media Marketing dari perusahaan Gaiax Co.Ltd. Masuk di Gaiax pada tahun 2009. Setelah berpengalaman dalam mensuport sosial media internal perusahaan “Airy Series” dan pemasaran, pindah ke departemen saat ini. Melahirkan di tahun 2013 dan bekerja kembali setelah 2,5 bulan.

  • Suga

    Bukannya awalnya juga merasa frustasi?

  • Yoshida

    Iya (sambil tertawa). Karena yang biasanya dari 1 sampai 10 dikerjakan sendiri, harus dikerjakan bersama 3 orang.

    Tetapi setelah dipercayakan ke orang lain, saya langsung merasakan bahwa pekerjaan menjadi lebih efisien, dan baik pola pikir saya maupun hubungan kemanusiaan dengan orang-orang di departemen juga berubah ke arah yang lebih baik.

Tips untuk menjalin relasi adalah menciptakan kondisi “silahkan menyampaikan apa saja dengan bebas”

  • Yamaguchi

    Saya rasa ada juga orang yang “sulit untuk mempercayakan kepada orang lain”. Apalagi jika orang lain tersebut merupakan orang luar. Apa yang harus dilakukan agar bisa menjalankan outsourcing dengan lancar?

  • Yoshida

    Menurut saya, yang penting adalah “cara dalam mengajukan permintaan”. Cara menyampaikannya juga bisa berbeda, tergantung dari orang yang dimintai tolong.

    Ada kalanya kita menjelaskan tujuan dengan detil sampai seperti apa hasil akhir yang diinginkan, tetapi ada juga yang hanya dijelaskan secara singkat saja kemudian dipercayakan.

    Informasi yang diminta ketika menerima permintaan bisa jauh berbeda, tergantung dari orangnya. Kami memikirkan cara mengajukan permintaan dengan mempertimbangkan banyak hal seperti kedudukan, sifat dsb. dari orang tersebut.

  • Suga

    Sebagai penanggung jawab departemen, saya melakukan pemeriksaan rutin mengenai ada atau tidaknya masalah pada permintaan yang diajukan oleh para anggota.

    Kami mengadakan pertemuan rutin setiap bulan dengan para pekerja freelance yang menerima pekerjaan kami untuk menanyakan “apakah tidak ada masalah pada cara pengajuan permintaan?”, “apakah ada anggota kami yang sulit untuk diajak kerja sama?”, “apakah ada orang yang mengajukan permintaan yang melanggar peraturan/” dll.

  • Yoshida

    Saya sehari-harinya meminta kepada mereka untuk “mencatat hal-hal yang perlu mendapatkan perhatian”.

  • Suga

    Jadi kita tunjukkan di depan bahwa “silahkan menyampaikan apa saja dengan bebas”. Pada kenyatannya, ketika terjadi masalah saya langsung menyampaikannya kepada yang mengajukan permintaan untuk segera memperbaikinya.

  • Yamaguchi

    Anda memeriksa dengan seksama apakah pasangan yang diajak kerja sama berada di lingkungan yang mudah untuk bekerja atau tidak ya.

“Manajemen kebahagiaan” yang digunakan untuk meningkatkan penjualan menjadi 10 kali lipat oleh saya yang tadinya bekerja mati-matian

  • Yamaguchi

    Sebenarnya, mengapa di departemen Mr. Suga “mewajibkan outsourcing” dan berupaya untuk membentuk struktur yang seluruh karyawannya bisa berkonsentrasi pada pekerjaan inti?

  • Suga

    Sebenarnya memanfaatkan outsourcing dan mempromosikan remote work adalah langkah yang diambil untuk meningkatkan prestasi perusahaan.

    Saya sering ditanya “apakah ini dilakukan untuk mempermudah pekerjaan karyawan?”, tetapi sebenarnya alasannya bukan itu.

  • Yamaguchi

    Ini di luar dugaan saya.

  • Suga

    Ketika saya baru menjabat menjadi senior executive manager, penjualan di departemen ini selama 3 tahun terakhir adalah flat. Dari situ saya bertekad untuk “meningkatkannya menjadi 10 kali lipat dalam waktu 3 tahun”.

    Sebelum menjadi senior executive manager, saya adalah tipe orang yang bekerja mati-matian.

  • Yoshida

    Ketika itu saya masih berada di departemen yang berbeda, tetapi saya juga mendengar gosip tentang Mr. Suga yang kerjanya mati-matian.

  • Suga

    Saat itu saya berpikir “tidak mungkin bisa akrab dengan orang yang suka mengatakan happy”. Sudah sewajarnya untuk bekerja mati-matian.

  • Yamaguchi

    Jika diberikan target “penjualan naik 10 kali lipat dalam 3 tahun”, pengelola departemen akan cenderung menganggap suasana yang benar adalah bekerja dengan keras.

  • Suga

    Untuk diri saya yang dulu, mungkin akan menjadi seperti itu. Tetapi saya juga berpikir jika hanya melanjutkan cara yang sudah ada selama ini, tujuannya tidak akan tercapai.

    Saya merasa “harus mengeluarkan performa dari para anggota semaksimal mungkin dan mewujudkan pertumbuhan yang tidak sama secara terus-menerus.

    Di saat seperti itu saya mendengar cerita dari para senior Gaiax dan bertemu dengan pola pikir “manajemen kebahagiaan”, sehingga common sense saya terhadap cara kerja ikut berubah.

  • Yamaguchi

    Pola pikir seperti apa yang dimaksud dengan manajemen kebahagiaan?

  • Suga

    Secara singkat, pola pikir untuk menjamin ketenangan batin karyawan dan mengupayakan untuk meningkatkan taraf hidupnya.

    Setelah mengetahui bahwa kebahagiaan bisa meningkatkan performa, saya jadi ingin mempelajarinya lebih lanjut. Saya jadi belajar bahwa yang penting bukanlah menyatukan departemen dengan politik yang menakutkan, tetapi dengan memperhatikan lingkungan kerja dan hubungan kemanusiaan, sehingga tidak memunculkan “ketidakpuasan yang sia-sia”.

  • Yamaguchi

    Dari situ terbentuklah formasi tim yang sekarang ya.

  • Yoshida

    Tindakan yang bisa diambil untuk tidak memunculkan ketidakpuasan yang sia-sia antara lain dengan melakukan outsourcing pada pekerjaan yang bukan pekerjaan inti dan melakukan remote work. Dengan begitu tidak dikejar-kejar oleh tugas, sehingga bisa berpikir apa yang harus dilakukan untuk meningkatkan mutu pekerjaannya.

Saya yang tadinya tegang dalam bekerja jadi bisa mengatakan “terkadang ada hal lain yang harus diutamakan selain pekerjaan”

  • Yoshida

    Saya sudah mengenal Mr. Suga dari zaman yang bekerja mati-matian, sehingga saya merasa beliau benar-benar berubah.

  • Suga

    Benarkah begitu?

  • Yoshida

    Iya. Dulu, dari segi performa perusahaan juga cukup galak, sehingga memiliki kesan sebagai “orang yang sangat cerewet terhadap angka”, tetapi saat ini beliau bisa mengatakan “terkadang ada hal lain yang harus diutamakan selain pekerjaan”

    Oleh karena itu, saya juga jadi lebih mudah bercerita tentang anak di dalam tim. Jika tim hanya memikirkan angka, tentunya tidak akan mudah untuk bercerita tentang anak.

  • Suga

    Betul juga ya.

  • Yoshida

    Tahun depan anak saya akan masuk sekolah dasar, sehingga saya ingin ganti ke jam kerja yang pendek. Harapan seperti itu juga jadi bisa diceritakan ke orang-orang di sekitar saya.

  • Yamaguchi

    Dengan adanya perubahan lingkungan, terjadi perubahan juga dalam hal komunikasi ya?

  • Suga

    Betul. Kehidupan pribadi saya juga ikut berubah. Saya menjadi mudah dalam bekerja dan memiliki kelonggaran waktu, sehingga cara berhubungan dengan rekan-rekan di sekitar saya juga berubah.

    Ada juga yang mengatakan “akhir-akhir ini jadi ceria ya, bagus”. Saya yang dulu pembawaannya tegang, bahkan ketika bersama teman pun selalu melihat ponsel pintar dan senantiasa memikirkan pekerjaan.

  • Yoshida

    Kata-kata dari para anggota ketika menyapa anda juga berubah ya?

  • Suga

    Iya. Meskipun ini adalah hal wajar, tetapi saya jadi berpikir bahwa masing-masing anggota memiliki keluarga dan teman, serta memiliki kehidupan masing-masing.

    Anggota yang lebih tua dari saya bisa jadi merupakan seorang ayah atau ibu. Jadi saya ingin mereka bisa melewatkan waktu yang bahagia ketika bekerja dan dalam kehidupan pribadinya juga menjadi lebih bahagia.

  • Yamaguchi

    Pola pikirnya mengalami perubahan yang cukup besar ya? Tetapi bukannya di antara anggota yang masih muda ada orang yang ingin “bekerja mati-matian” juga?

  • Suga

    Sebenarnya tidak ada salahnya untuk memiliki pikiran untuk bekerja mati-matian. Yang penting adalah menyadari bahwa “di dunia ini ada orang lain yang memiliki standar penilaian yang berbeda-beda”. Ada juga orang yang ingin bekerja dalam waktu yang pendek.

    Jadi saya mengatakan bahwa “kamu boleh bekerja mati-matian, tetapi jangan memutuskan bahwa orang lain juga memiliki tolok ukur yang sama”. Saya seperti mengatakannya pada diri saya yang dulu (sambil tertawa).

  • Yamaguchi

    Semakin penting untuk membagikan pola pikir seperti itu ke dalam organisasi ya?

  • Suga

    Betul. Akhir-akhir ini saya mencoba untuk berbagi “nilai persepsi” yang selaras.

    Tidak memaksakan bahasa yang sama yang hanya diputuskan oleh sebagian orang, tetapi membicarakannya bersama-sama secara menyeluruh.

    Ke depannya, saya ingin semakin meningkatkan kesadaran tentang “inilah cara penilaian di perusahaan kami”

  • Penulis : Shinsuke Tada / Dokumentasi : Tsukasa Ogi / Perencanaan dan Penyunting : Ryota Yamaguchi

SNS Share