Semuanya harus dilakukan selangkah demi selangkah. Sama halnya dengan pakar ekonomi yang pada 100 tahun yang lalu berpikir bahwa, di masa yang akan datang bisa mewujudkan jam kerja selama 15 sampai 20 jam dalam seminggu, mungkin suatu saat kita bisa mewujudkan 4 jam kerja dalam 1 hari.

Tetapi untuk saat ini, hal tersebut masih sulit untuk diwujudkan.

Bagi kebanyakan orang, libur 3 hari dalam seminggu adalah keseimbangan yang baik. Mereka bisa bekerja dengan baik sambil memiliki waktu luang. Tetapi keseimbangan ini hampir tidak ada dalam sistem flexible work (＊1)

Flexible work adalah metode yang tepat, dan jika digunakan secara luas di internal perusahaan, akan sangat efektif.

Tetapi berdasarkan penelitian akhir-akhir ini yang dilakukan di Amerika dan Inggris, mereka mendapatkan hasil yang di luar dugaan.

Yang pertama, jika orang yang menggunakan aturan flexible work hanya ada sedikit, maka akan ada sanksi kultural terhadap orang-orang yang memilih flexible work.

Lebih konkretnya, mereka tidak akan diberikan pekerjaan yang menarik dan kenaikan jabatannya juga menjadi lebih lama. Selain itu, ada kecenderungan orang lain akan berpikir bahwa mereka “tidak fokus terhadap pekerjaannya” dibandingkan orang-orang yang berada di kantor sampai jam 9 malam.

Betul sekali. Nilai minus yang satunya lagi, terutama bagi wanita yang memiliki anak adalah menimbulkan stres yang cukup besar.

Beberapa waktu yang lalu, ada publikasi mengenai Penelitian untuk mengukur stres dalam nilai biologis. Hasil keseluruhan dari penelitian tersebut adalah wanita yang memiliki 2 orang anak dan bekerja secara fleksibel memiliki nilai stres yang lebih tinggi 40% dibandingkan pria yang tidak memiliki anak, dan lebih tinggi 20% dibandingkan wanita yang memiliki 1 orang anak.

Oleh karena itu, hal ini kurang mendukung bukti yang menunjukkan bahwa flexible work dapat mengurangi stres.

Untuk menjalankan flexible work, dibutuhkan usaha yang besar untuk melakukan penyesuaian dengan anggota yang lain. Mereka memiliki tanggung jawab untuk berbagi informasi dan harus membuktikan bahwa tidak terlambat dalam menyelesaikan pekerjaannya.

Kesulitan psikologis seperti ini cukup rumit. Tetapi hal tersebut tidak terjadi pada sistem libur 3 hari dalam seminggu, karena rata-rata orang akan berada di kantor dari hari Senin sampai Kamis.

Dengan mengimplementasikan sistem libur 3 hari dalam seminggu, akan muncul task yang harus dicapai oleh perusahaan secara keseluruhan. Tetapi sebagai hasilnya, perusahaan yang kondisi managemennya bagus akan mendapatkan keuntungan, karena tidak perlu mengeluarkan biaya yang tidak direncanakan.

Di bisnis advertising, overwork seperti lembur atau bekerja sampai larut malam sudah menjadi sebuah tradisi. Tetapi dari kebanyakan perusahaan advertising yang saya lihat, meskipun karyawannya mengurangi jam kerja sebesar 20%, mereka tetap mendapatkan klien seperti selama ini dan juga bisa mendapatkan pelanggan baru.

Jadi selain menambah mutu dalam bekerja, mereka juga bisa meningkatkan mutu dalam menjalin hubungan dengan klien. Ini membuktikan betapa sistem libur 3 hari dalam seminggu benar-benar efektif.

Setelah meneliti sekitar 100 perusahaan dengan jumlah karyawan terbanyak adalah 1000 orang, keuntungan ini bisa dilihat di perusahaan manapun. Tetapi jumlah sample-nya memang tidak terlalu banyak, sehingga saya tidak bisa memastikan apakah jenis bisnis atau skala perusahaan bisa memberikan hasil yang berbeda.

Ada 3 hal yang harus dilakukan oleh perusahaan untuk menjalankan sistem libur 3 hari dalam seminggu.

(1) Mengadakan rapat secara efisien.
(2) Menata ulang kegiatan dalam 1 hari agar tersedia waktu kumulatif yang bisa digunakan untuk berkonsentrasi.
(3) Mengontrol teknologi dengan baik.

Pertama untuk no. (1), perusahaan perlu mempersingkat waktu rapat. Jangan mengadakan rapat yang dihadiri oleh semua orang selama 1 jam, tetapi rubahlah gayanya menjadi rapat yang hanya dihadiri oleh beberapa anggota penting selama kurang-lebih 10 menit saja.

Untuk no. (2), perusahaan harus membuat perencanaan untuk 1 hari. Misalnya pagi hari difokuskan untuk tugas yang paling penting, dan hanya mengadakan rapat yang singkat. Sedangkan untuk pitch penjualan untuk klien dan rapat lainnya dilakukan di siang hari.

Dengan begitu, perusahaan bisa menyediakan waktu 3, 4 jam bagi masing-masing karyawan untuk berkonsentrasi.

Betul sekali. Kemudian untuk no. (3), teknologi adalah unsur yang sangat penting.

Berkat teknologi, kita bisa mengecek surel atau Slack kapanpun. Tetapi perlu dipikirkan lebih dalam tentang berapa lama waktu yang digunakan dan siapa yang harus melakukan komunikasi tentang apa.

Dilaporkan juga bahwa orang-orang yang menerapkan no. (1) －(3) mendapatkan tingkat kepuasan yang tinggi. Siapapun tentu pernah berpikir “Hari ini sebenarnya saya sudah melakukan apa saja, ya?” ketika jam sudah menunjukkan pukul 5 sore, kan?

Nah, dengan mendesain kegiatan dalam 1 hari, hal seperti itu tidak akan terjadi dan semua orang menjadi lebih bahagia.

Kita bisa me-manage ekspektasi klien.

Semua orang mengkhawatirkan hal tersebut, tetapi setelah benar-benar dijalankan, mereka akan mengerti bahwa itu bukanlah masalah yang besar.

Dengan memahami apa yang dibutuhkan dan mempersiapkan diri terhadap kondisi darurat, klien juga bisa diajak kerja sama. Mengapa bisa begitu? Karena klien juga memiliki masalah yang sama, dan mereka akan melihat perusahaan anda sedang berusaha untuk menyelesaikan masalah yang sama seperti yang mereka hadapi.

Apalagi sebagai business partner yang telah berhubungan dalam waktu yang lama, klien pasti telah memahami budaya di perusahaan anda. Dan jika perusahaan anda mampu melakukannya, mereka juga mungkin bisa melakukannya.

Awalnya, sampaikan bahwa “Ini hanya percobaan untuk sementara waktu, dan nantinya akan berakhir”, agar lebih mudah mendapatkan pengertian dari klien.

Kemudian penting juga untuk memperjelas KPI dengan cepat.

Selain itu perlu juga untuk memeriksa hal-hal seperti “Kondisi cash flow-nya seperti apa?”, “Apakah pengiriman sudah tepat waktu?”. Jika angkanya sudah stabil atau naik, kita bisa tenang. Tetapi jika tidak, kita harus mengambil keputusan yang lebih sulit.

Karena perusahaan kecil lebih mudah untuk mencoba reformasi budaya perusahaan dan proses pekerjaan.

Bukan berarti ada penghalang bahwa “ini tidak bisa dilakukan oleh perusahaan besar”, tetapi kebanyakan dimulai dulu dari perusahaan kecil, dan lama-kelamaan meresap ke perusahaan besar.

Akhir-akhir ini ada fakta yang menunjukkan bahwa perusahaan menjadi besar dengan cepat.

Percobaan eksentrik yang dilakukan oleh perusahaan kecil di suatu tempat mungkin di 5 tahun yang akan datang menjadi gelombang baru di antara 100 perusahaan yang dimuat di Fortune（*2).

Bahkan Oracle dan Google sekalipun tidak memiliki hambatan tertentu untuk beralih ke sistem libur 3 hari dalam seminggu. Perusahaan yang unggul seperti itu pasti bisa langsung melakukannya.

Jika tujuannya adalah untuk mempertahankan produktivitas, maka pertumbuhan ekonominya tidak akan stagnan.

Dan secara jangka panjang akan memberikan 2 dampak penting.

Yang pertama, usia karir akan semakin lama.

Kebanyakan orang mengatakan bahwa “Lebih baik bekerja 4 hari seminggu dan libur 3 hari, daripada bekerja 5 hari dalam seminggu. Stresnya lebih sedikit dan tidak kehabisan tenaga”, atau ada juga yang mengatakan “Kelihatannya saya tidak perlu mengundurkan diri karena kehabisan tenaga. Saya bisa melakukan hal yang saya sukai, dan saya bahkan bisa membayangkan diri saya masih melakukan hal ini sampai 20 tahun yang akan datang.”

Bagi perusahaan berskala besar, bisa mempertahankan tenaga kerja dalam jangka waktu yang lama akan memberikan keuntungan yang besar.

Kemudian yang satunya lagi adalah dengan memeperpendek jam kerja, kita jadi memikirkan kembali pemakaian teknologi di perusahaan.

Kita jadi berhenti untuk berpikir “berapa banyak jam kerja yang bisa dieksploitasi dari para pekerja”, tetapi menjadi berpikir tentang “berapa banyak produktivitas yang dapat ditingkatkan dengan teknologi, kemudian bagaimana caranya bisa membagikan apa yang diperoleh dengan karyawan”.

Teknologi yang mobile tidak digunakan sebagai sarana untuk mengirimkan surel ke karyawan di jam 10 malam, tetapi mari kita pikirkan sebagai sarana untuk menciptakan lingkungan yang tidak mengganggu karyawan dalam bekerja dan bisa membuat mereka terbebas di akhir hari kerja.

Perusahaan perlu menghilangkan lembur atau merubah aturan jika ada kerja lembur.

Komponen gaji yang sebagian besar terdiri dari upah lembur atau cara kerja yang dibayar perjam adalah masalah yang besar.

Saya sempat berbincang-bincang dengan kantor hukum yang selama bertahun-tahun menagihkan upah kepada klien terhadap waktu yang mereka berikan. Bagi mereka, beralih ke sistem libur 3 hari dalam seminggu adalah hal yang di luar nalar.

Karena pola pikir untuk “memaksimalkan jumlah jam yang dapat ditagihkan ke klien” telah terpatri di dalam kepala mereka.

Tetapi lama-kelamaan mereka beralih dari upah terhadap waktu menjadi upah terhadap proyek, sehingga muncul kesempatan untuk mengimplementasikan sistem libur 3 hari dalam seminggu.

Betul. Tetapi perlu dipikirkan lagi dengan matang, dari upah perjam, seberapa besar prosentase yang benar-benar dihasilkan oleh sumber daya manusia dengan bekerja