Platform kerja tim kintone

Perusahaan dan Organisasi

27.Aug.2020 12:13

Menyuruh orang untuk memperbaiki dokumen berkali-kali adalah pekerjaan rendahan

【Dari bagian editor Cybozu Style】” Kolom Blogger” adalah kolom tentang teamwork yang ditulis oleh para blogger terkenal, yang diundang dari luar Cybozu. Kali ini tentang “Cara meminta bantuan agar bermanfaat dalam pekerjaan” yang dipikirkan oleh Fahrenheit yang terkenal dengan “My Favorite, Addict and Rhetoric Lovers Only”.

Hal yang tidak dapat dihindari jika bekerja dengan tim adalah “meminta bantuan”.

 

Jika bukan kita yang meminta bantuan, terkadang kita yang diminta untuk membantu pekerjaan orang lain. Salah satu alasan mengapa teamwork sulit untuk dijalankan adalah, pemain yang unggul tidak selalu menjadi anggota tim yang unggul juga. Itu merupakan salah satu contoh yang paling menonjol.

 

Hal ini juga sekaligus berhubungan erat dengan cara “mendidik” di organisasi. Kebanyakan perusahaan Jepang menerapkan metode pembagian tugas, dengan cara memberikan tugas-tugas kecil kepada orang baru atau juniornya untuk mendidik mereka, tanpa membebani pekerjaan sehari-hari.

 

Hari ini saya ingin mengaitkan hal tersebut dalam membahas topik kali ini.

 

Nah, dalam pengalaman saya sebagai karyawan yang “diminta untuk membantu pekerjaan”, hal yang menyebalkan adalah ketika orang yang meminta bantuan tersebut <tidak menjelaskan permintaannya dengan jelas>.

Ada atasan bermutu rendah yang tidak tahu ingin dibuatkan apa

Misalnya ada permintaan “Tolong buatkan dokumen, ya”. Atasan yang tidak baik tidak menjelaskan dokumen tersebut akan ditujukan kepada siapa, bagian mana dari dokumen tersebut akan dipakai di bagian apa, dan gambarannya seperti apa. Akibatnya, apa yang akan terjadi?

 

Setelah kita membuat dokumen berdasarkan poin-poin yang berusaha kita pahami, diatur dengan rapi dan dikerjakan dengan susah payah, hanya dikomentari

 

“Bukan begitu maksudnya.. Mau saya itu seperti ini. Bisa dibuatkan lagi?”

 

Jadi, tanpa memberikan informasi apapun sebelumnya tentang rincian dan nuansa yang diinginkan, dia meminta saya mengerjakannya dengan benar. Memangnya saya manusia super!

 

Jika agendanya berubah, dokumen yang sudah dibuat dengan rapi pun harus dibuat ulang.

 

Dan pada waktu yang sama, orang yang menerima pekerjaan tersebut harus menanggung kerugian akibat pekerjaannya dikembalikan, sementara yang memberikan pekerjaan sama sekali tidak merasa bersalah. Bayangkan saja, berapa banyak tugas yang bisa dikerjakan di waktu yang terbuang tersebut. Jadi, di sini sudah jelas bahwa bahwa tim telah kehilangan jam kerjanya. Dan itu sama saja dengan mengekspos ketidakmampuan manajemen.

 

Bahkan, ada juga orang yang mengatakan seolah-olah kita lah yang tidak becus. Kalau memang ada referensinya, tolong dong diberi tahu…. Mana mungkin saya tahu warna dan font kesukaan anda…. Ini benar-benar menyebalkan, bukan?

 

Yang kurang dari orang-orang seperti mereka adalah sikap untuk mempersiapkan agar <kedua pihak bisa saling memahami permintaannya dengan jelas>.

 

Mungkin mereka berpikir bahwa lawan bicara bisa memahami kemauannya hanya dengan menyampaikan gambaran yang ada di kepalanya secara singkat. Jadi bagaikan ponsel pintar yang disinkronisasi, mereka pikir isi kepala manusia juga bisa disinkronisasi.

 

Dalam kasus pembuatan dokumen yang saya contohkan, yang dimaksud dengan “permintaan yang jelas” adalah <output seperti apa yang diinginkan?>

 

Lebih detilnya lagi, harus jelas mengapa dokumen tersebut dibutuhkan? (latar belakang), dokumen tersebut akan diperlihatkan kepada siapa? (tujuan), dokumen tersebut akan menjelaskan tentang apa? (isi), dan ingin diungkapkan dalam bentuk seperti apa? (kerangka kerja dari output).

 

Jika salah satu dari poin tersebut tidak memiliki kesamaan pemahaman, akan muncul “perbedaan”.

Semakin ke belakang, waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki “perbedaan” akan semakin lama

Ketika meminta bantuan kepada orang lain, cara untuk menghilangkan “perbedaan” menjadi hal yang penting untuk diperhatikan. Namun, baik dari pihak yang meminta maupun yang diminta bantuan, keduanya memiliki kecenderungan yang tidak mau repot untuk menghilangkan perbedaan yang ada sebelum memulainya.

 

Kita tidak bisa memilih siapa yang “meminta bantuan”, sehingga tidak boleh bosan untuk mengecek apa yang diinginkan orang yang meminta bantuan. Meskipun dianggap mengganggu, kita tidak boleh menyerah. Karena itu akan menjadi tali penolong agar kita bisa menyelesaikan pekerjaan dengan lancar. Sebaliknya, ketika kita berada di posisi yang meminta bantuan, sebaiknya berikan penekanan berkali-kali agar pehamamannya sama. Karena jarang terjadi “kita bisa mendapatkan apa yang diinginkan dengan cepat hanya melalui penjelasan yang singkat”
Semakin jauh proses yang dijalankan, waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki “perbedaan” juga akan semakin lama. Saya membayangkannya dengan busur derajat. Sama-sama memiliki perbedaan 30°, semakin jauh (waktu yang berlalu) dari titik awal (titik dimulai), jaraknya (besarnya perbedaan) akan semakin besar. Jika perbedaannya adalah 60°, maka jaraknya akan semakin besar juga. Maka dari itu, kita perlu menghilangkan perbedaan di saat akan memulai.

 

Orang yang kurang memahami kenyataan tersebut adalah “orang yang tidak pintar meminta bantuan”. Atau dengan kata lain ini adalah cirikhas “orang yang tidak pintar bekerja sama dengan orang lain”. Kita perlu meningkatkan tingkat akurasi kesamaan pemahaman agar tidak dibuat bingung oleh orang-orang seperti itu dan tidak membuat bingung orang lain.

“perbedaan” sudut pandang ketika berhubungan dengan orang baru dan para junior

Sebenarnya, ada kondisi tertentu yang membuat kita tidak perlu melakukan pemeriksaan berkali-kali tentang apa yang diminta. Misalnya, kita sudah memahami hasil seperti apa yang diinginkan oleh atasan yang selalu bekerja dengan kita. Selain itu, hasil seperti apa yang diinginkan oleh perusahaan juga bisa dipahami berdasarkan pengalaman kita.

 

Jadi, kita jadi bisa menyempurnakan sendiri apa yang kurang dari permintaan yang diminta, berdasarkan pengalaman yang dimiliki. Dengan begitu, kita bisa sering memberikan apa yang diminta “dengan cepat”.

 

Tetapi ada juga pengecualiannya, yaitu keberadaan orang baru dan para junior.

 

Meskipun kita merasa sudah menjelaskannya dengan rinci kepada mereka, tetapi tidak mendapatkan gambaran atau kualitas yang diinginkan. Padahal sudah memakan yang waktu lama. Kalau mau jujur, kita mungkin merasa “kenapa sih, yang seperti ini saja tidak bisa dikerjakan?”.

 

Jika terjadi hal seperti itu, cobalah untuk menggunakan sudut pandang “perbedaan”.

 

Apakah ada perbedaan antara hasil yang kita minta dengan hasil yang dibayangkan oleh mereka? Apakah ada perbedaan level kecakapan antara kita dan mereka dalam hal pengetahuan dan pengalaman, yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut? Atau, secara sederhana apakah ada perbedaan skill dalam software presentasi atau software pengolah data dan angka?

 

Jika kita menyuruh mereka tanpa memahami perbedaan tersebut, itu sama saja hanya memberikan penderitaan kepada mereka. Jika orang-orang yang bisa menaklukkan kejadian tersebut dianggap sebagai sumber daya manusia yang unggul, saya rasa itu pemikiran yang terlalu machoism.

 

Jika pengetahuan untuk menyempurnakan kekurangan dan level pehamamannya belum mencapai level yang sama dengan kita, perlu diberikan informasi yang lebih rinci untuk menghilangkan perbedaan tersebut. Jika skill untuk menggunakan software masih rendah, mungkin kita perlu menutup mata sampai mereka perlahan-lahan bisa menguasainya. Dan jika waktunya memungkinkan, kita bisa mengajarinya.

 

Memang penting untuk melihat output secara murni. Tetapi dari sisi mereka, kita juga dibutuhkan dan memiliki tanggung jawab untuk memberitahu poin-poin yang perlu diperbaiki. Mereka diminta untuk memberikan laporan progres, bukan hanya untuk dicek perkembangannya sudah sejauh mana. Tetapi agar kita bisa memperbaiki di tahapan yang lebih awal ketika hasilnya mulai melenceng. Jadi, laporan tersebut menjadi bahan untuk memahami apa yang menghambat progres.

 

Sudut pandang ini tidak boleh dilupakan ketika kita berhubungan dengan orang baru atau junior. Meskipun saya juga hanya meniru persis apa yang telah dilakukan oleh para senior ketika mendidik saya.

 

Sudut pandang lainnya yang saya anggap penting ketika berhubungan dengan orang lain adalah “selisih”. Kata tersebut bisa memiliki makna positif maupun negatif. Selisih yang menuju arah baik saya biarkan agar semakin besar. Karena itu adalah daya tarik orang tersebut untuk melakukan hal yang tidak bisa saya lakukan. Tetapi jika selisih tersebut berjalan ke arah yang buruk, sebisa mungkin saya hilangkan. Misalnya diskomunikasi atau skillnya kurang.

 

Menurut pemikiran saya, teamwork adalah sikap dalam menghadapi “perbedaan”.

 

Dari Fahrenheit Dalam kesehariannya, saya adalah penulis blog “My Favorite, Addict and Rhetoric Lovers Only”, dan menulis tentang percintaan dan hubungan antar manusia di web media “AM ”. Saya berharap melalui Kolom Blogger Cybozu Style, saya bisa memberikan nilai-nilai yang terkait dengan cara berhubungan dengan orang lain dalam pekerjaan dan teamwork.

  • Ilustrasi : Eiko Matsunaga

    Artikel ini berasal dari Cybozu Style yang dicetak ulang.

    https://cybozushiki.cybozu.co.jp/

SNS Share