Di Cybozu, kami bisa memilih 9 macam cara kerja. Tetapi jujur saja, saya sempat berpikir “mana mungkin sales bisa bekerja secara fleksibel?”.

Agen yang memegang 15% persen dari penjualan seluruh perusahaan hanya ditangani oleh 4 orang, dan anggarannya juga setiap tahun angkanya naik 2 digit dibandingkan rasio pertumbuhan tahun sebelumnya. Jadi, saya pikir tidak mungkin untuk melakukan cara kerja yang fleksibel.

Mengangkat telepon di tengah malam adalah hal yang biasa, dan kerja lembur sampai jam kereta terakhir atau bekerja di hari Sabtu dan Minggu menjadi hal yang umum. Saya pribadi pun berpikir bahwa “workaholic itu keren”, dan “selagi masih muda, saya harus bekerja keras”.

Di sisi lain, saya memilih cara kerja dengan jam yang fleksibel yang tidak perlu mengatur waktu, sehingga saya tidak mendapatkan uang lembur meskipun bekerja untuk waktu yang lama, dan tidak mendapatkan insentive perorangan karena sales dikerjakan secara tim. Meskipun berusaha mati-matian untuk menyelesaikan pekerjaan yang ada di depan mata, tidak dapat dipungkiri bahwa di lubuk hati terdalam ada perasaan yang mengganjal seperti “Bukankah aneh jika hanya kita yang harus bekerja sebanyak ini, padahal tidak ada uang lembur?”

Yang menjadi pemicu bagi tim untuk melakukan reformasi cara kerja secara konkret adalah adanya perubahan komposisi tim.

Selama ini sales dijalankan oleh 4 orang, tetapi ada 2 orang anggota yang keluar dan ada seorang karyawan baru, Mrs. Saita yang merupakan seorang ibu rumah tangga yang bergabung dengan kami.

Meskipun kami sangat terbantu dengan bergabungnya Mrs. Saita yang memiliki kinerja yang tinggi ke dalam tim, tetapi jumlah anggotanya tetap berkurang dari 4 orang menjadi 3 orang, sehingga kami tetap merasa kesulitan.

Pekerjaan selain pertemuan bisnis, seperti membalas email dan membuat dokumen. Sales akan berada di luar kantor seharian untuk melakukan pertemuan bisnis, sehingga untuk membalas email dari pelanggan atau agen baru bisa dilakukan setelah kembali dari pertemuan bisnis.

Sebelum melakukan reformasi cara kerja, setelah kembali dari pertemuan bisnis kami harus membalas email sampai tengah malam. Kemudian pekerjaan seperti membuat dokumen dan proposal perencanaan harus dikerjakan di akhir minggu agar waktunya cukup. Kami juga sering pulang dengan kereta terakhir.

Sejak awal kami sudah kecewa karena “mengapa kami harus bekerja mati-matian seperti ini di Cybozu, yang katanya merupakan perusahaan yang baik? (sambil tertawa)

Yang menjadi pemicunya adalah jam saat mengirim email. Pada suatu hari kami mengirim email undangan kepada agen yang isinya “Cybozu akan mengadakan seminar reformasi cara kerja, sehingga mengharapkan kehadirannya”. Kami baru sadar jika kami mengirim email tersebut di tengah malam.

Di situ kami merasa bersalah karena terjadi ketidaksesuaian antara informasi yang diberikan ke luar perusahaan dengan cara kerja kami sendiri.

Kami ingin agar ketika Mr. Aono selaku CEO Cybozu berbicara di seminar mengenai reformasi cara kerja, kami bisa berbangga diri dengan mengatakan “Tim saya juga sudah bisa menerapkan cara kerja yang keren”

Setelah kami mengumpulkan informasi dari dalam dan luar perusahaan tentang “bagaimana caranya memperbaiki proses kerja secara mandiri?”, kami menemukan cara untuk mengadakan rapat KAIZEN. Di akhir semester, sambil mengadakan “Acara minum-minum setelah bekerja keras”, kami memutuskan untuk berdiskusi tentang bagaimana caranya melakukan perbaikan proses kerja.

Pertama-tama tim membahas terlebih dahulu secara gamblang tentang “cara kerja seperti apa yang bisa membuat kita bahagia?”.

Ada pendapat seperti “ingin pulang di jam 6 sore”, “ingin menghabiskan hak cuti” hingga pendapat yang bersifat pribadi seperti “tidak ingin repot dengan pekerjaan rumah tangga”

Berikutnya, untuk mengetahui apa yang dibutuhkan untuk mewujudkan impian tersebut, kami melakukan stock opname pekerjaan bersama tim dengan prosedur berikut ini.

Misalnya setelah menentukan sumbu seperti “berhubungan dengan penjualan atau tidak”, “man hour yang besar atau kecil”, dll., kami melakukan pemetaan terhadap pekerjaan yang dilakukan sehari-hari.

Dari pekerjaan yang sudah dipetakan, dipilih hal-hal yang bisa dikerjakan oleh tim, kemudian menetapkan tindakan selanjutnya.

Misalnya “Ada kecenderungan hanya orang tertentu yang harus membalas email, sehingga mungkin lebih baik jika mengimplementasi tool”, “Agar tidak repot untuk membuat dokumen proposal dari awal, bagaimana jika saling berbagi dokumen yang sudah dibuat?”, dsb.

Pada pertemuan pertama itu, ada juga masukan untuk permasalahan pribadi seperti “agar tidak repot menyetrika baju, beli saja kemeja yang shape memory (memiliki kemampuan untuk kembali ke bentuk awal)”, “pekerjaan untuk mentransfer uang disetting agar bisa dilakukan melalui internet”, dll. (sambil tertawa).

Yang penting adalah mengemukakan pendapat, sehingga awalnya kacau juga tidak apa-apa.

Yang paling berpengaruh adalah berbagi email. Di proyek yang berbeda dengan rapat KAIZEN, wakil manajer mengatakan “Mari kita gunakan sistem untuk berbagi email”.

Tujuannya adalah ketika ada pergantian anggota, kami jadi lebih mudah untuk melihat riwayat di masa lalu dan ketika masing-masing anggota sedang sibuk, kami bisa tolong-menolong.

Saya sangat tidak setuju! (sambil tertawa) Ada stereotip bahwa “sales harus memakai alamat email pribadi”, sehingga terjadi perdebatan yang cukup panjang.

Selain itu, kami sebagai sales sering bepergian ke luar, sehingga inginnya “bisa mengecek email secara mobile”. Jika harus mengakses browser terlebih dahulu untuk melihat email, kami yang berada di luar akan kesulitan untuk mengeceknya, sehingga saya merasa keberatan”.

Di saat seperti itu, muncul aplikasi mobile bernama mailwise yang merupakan tool untuk berbagai email. Akhirnya kami mencoba untuk menggunakannya.

Dalam rangka mengimplementasikan sistem untuk berbagi email, kami menghapus alamat email pribadi. Kemudian jika akan membalas email pelanggan atau agen, kami menggunakan alamat email perwakilan tim.

Sempat ada kekhawatiran “apakah tidak masalah jika sales menghapus alamat email pribadinya?”, tetapi pada akhirnya kami menyampaikan kepada pelanggan dan agen bahwa “Mulai hari ini kami akan menggunakan alamat email perwakilan ini untuk membalas email”, dan memutuskan untuk mulai menjalankannya.

Sebelum melaksanakannya kami merasa sangat khawatir, tetapi setelah dijalankan ternyata tidak ada masalah sama sekali. Saya sama sekali tidak menduganya, dan di sini saya belajar bahwa “daripada mengkhawatirkan sebuah ide yang belum dilaksanakan, lebih penting untuk mencobanya langsung”.

Selama ini kami membalas email dengan alamat email pribadi, sehingga informasi proyek maupun pelanggan hanya disimpan di dalam kotak masuk email pribadi orang sales.

Oleh karena itu, jika ada anggota yang anaknya sakit panas dan tidak bisa hadir dalam pertemuan bisnis, orang tersebut harus mengirimkan email yang berisi komunikasi selama ini kepada penggantinya.

Selain itu jumlah email yang diterima oleh anggota juga berbeda-beda, sehingga anggota yang banyak menerima email dari agen harus kerja lembur untuk membalasnya.

Tetapi setelah berbagi email dengan tim, jika ada anggota yang sibuk, anggota yang lain bisa menggantikannya, sehingga bebannya bisa terbagi. Selain itu, informasi proyek dan pelanggan juga dibagikan, sehingga saya rasa budaya untuk tolong-menolong juga semakin kuat.

Selain berbagi email, kami juga memutuskan untuk berbagi dokumen. Selama ini masing-masing orang membuat dokumen proposal atau dokumen seminar, tetapi kami merasa bahwa jika membuat dokumen dari awal untuk proyek atau seminar yang hampir sama, itu tidak efisien.
Oleh karena itu, kami memanfaatkan kintone sebagai database berbentuk cloud untuk berbagi dokumen dengan tim.

Setelah berbagi dokumen dengan tim, sebelum membuat dokumen saya jadi melakukan pencarian terlebih dahulu apakah ada dokumen yang hampir sama di masa lalu, sehingga saya merasa pekerjaan saya bisa berjalan dengan lebih efisien.

Selain itu, kami juga bisa memberikan komentar, sehingga kami bisa menyempurnakan dokumen sambil saling memberikan saran di dalam tim.

Sangat berubah. Dengan berbagi email dan dokumen, tidak ada lagi pekerjaan tertentu yang hanya bisa dikerjakan oleh orang tertentu, sehingga saat ini seminggu 3 kali saya bisa pulang di pukul 6 sore, dan di hari lain pun saya bisa pulang di pukul 8 malam. Ini adalah kemajuan yang besar jika dibandingkan saat harus pulang dengan kereta terakhir dan masuk kerja di hari Sabtu dan Minggu.

Manfaatnya tidak hanya pada pengurangan jam lembur saja. Sejak bisa pulang cepat, anggota yang bernama Fukasawa jadi bisa memanfaatkan waktu untuk bekerja sampingan, dan saya juga jadi memiliki waktu untuk belajar bahasa Inggris.

Akhir-akhir ini saya sebagai pemimpin mendapatkan cuti panjang selama 1 bulan untuk belajar di Filipina, tetapi tanpa saya pun pekerjaannya tetap bisa berjalan dengan baik (sambil tertawa).

Setelah melakukan implementasi sistem untuk berbagi email, saya jadi semakin menyadari bahwa tool memiliki peranan yang cukup penting. Mungkin sedikit hiperbola, tetapi menurut saya tool bisa merubah budaya.

Selama ini saya bangga, karena meskipun pekerjaan di tim saya sangat berat, kami memiliki budaya tolong-menolong.

Walaupun begitu, jika informasinya tersimpan di komputer masing-masing orang, ketika ingin meminta tolong kepada anggota lain untuk “mengirimkan email balasan”, atau “meminta berbagi dokumen”, itu akan merepotkan orang tersebut karena harus meneruskan email atau mengunggah dokumen, sehingga orang yang tidak ingin merepotkan orang lain akan mengurungkan niatnya.

Dengan selalu berbagi informasi dengan tim dan menata lingkungan yang bisa berkomunikasi dengan mudah melalui kolom komentar, saya merasa budaya tolong-menolong yang sudah ada jadi semakin kental.

Tetapi ada hal-hal yang tidak bisa dirubah hanya dengan niat untuk tolong-menolong. Jadi, budaya bisa dikalahkan oleh tool.

Sebagian besar komunikasi sales dilakukan melalui telepon atau email, sehingga seperti yang telah kami lakukan, merubah metode untuk membalas email bisa langsung mengurangi jam kerja.

Selain itu, dibutuhkan langkah yang ringan untuk “paling tidak mencoba dulu”. Kami juga orang awam yang tidak tahu cara melakukan perbaikan proses kerja. Tetapi dengan mencoba ide-ide perbaikan yang diusulkan, akhirnya kami bisa keluar dari kondisi kerja rodi.

Yang ingin saya sampaikan adalah cobalah untuk bertindak dulu, karena dengan begitu kondisinya bisa berubah.

Jika kita menunggu perusahaan untuk merubah cara kerja, kita tidak tahu kapan hal tersebut bisa diwujudkan. Oleh karena itu, yang penting adalah sikap untuk melakukan perubahan secara mandiri.

Saat ini suasana untuk melakukan reformasi cara kerja sudah mendapatkan dukungan, sehingga jika mengatakan “ingin mengadakan proyek reformasi proses kerja”, saya rasa cukup mudah untuk mendapatkan persetujuan dari presiden direktur.

Rapat KAIZEN juga bisa dilakukan sambil minum-minum, sehingga bagaimana jika anda juga mencoba untuk mengadakan diskusi yang membangun bersama tim untuk membahas “cara kerja seperti apa yang diinginkan”, “bagaimana caranya untuk mewujudkan cara kerja yang ideal”?

Maaf, tunggu sebentar.

Sebagai sales, tolong beri saya sedikit waktu untuk mempromosikan tool.

Tool yang kami gunakan kali ini adalah mailwise dan kintone. Bagaimana jika anda juga mulai melakukan perbaikan proses kerja seperti kami dengan menggunakan tool? Jika anda sedang kesulitan karena pekerjaannya tidak efisien, silakan mencoba mailwise dan kintone!