Platform kerja tim kintone

Cara kerja dan Cara hidup

27.Oct.2020 13:55

Anda berjuang untuk apa?

Bagaimana caranya untuk menghentikan “kerja keras yang sia-sia” di internal perusahaan?

Sering dikatakan bahwa “produktivitas di perusahaan Jepang rendah”. Produktivitas yang rendah menunjukkan bahwa banyak hal sia-sia yang tidak ada hubungannya dengan upaya untuk mencapai hasil, yang dilakukan dalam pekerjaan. Dan pada kenyataannya, banyak pekerjaan yang tergolong dalam “kerja keras yang sia-sia”, yang dibiarkan begitu saja di lokasi kerja.

Misalnya rapat rutin yang menghabiskan waktu berjam-jam tanpa menghasilkan keputusan apapun, deretan tanda tangan yang bersifat formalitas yang dibubuhkan untuk mendapatkan persetujuan, kebiasaan untuk “bertemu dan beramah-tamah”padahal bisa diselesaikan via email atau telepon, dll. Menurut saya, hal-hal seperti itu telah menyebar luas di kebanyakan perusahaan Jepang sebagai tipikal “kerja keras yang sia-sia”. Ada sebagian perusahaan yang berusaha untuk memperbaiki kondisi tersebut, tetapi tidak sedikit juga perusahaan yang masih tidak bisa menghilangkan hal yang sia-sia tersebut.

Pekerjaan dan kebiasaan seperti itu, tanpa saya menunjukkannya pun, sebenarnya “telah disadari sebagai hal yang sia-sia” oleh sebagian besar orang. Masalahnya adalah, meskipun semua orang sedikit demi sedikit menyadari bahwa itu adalah sia-sia, pekerjaan tersebut tidak dihentikan dan masih terus dilakukan. Ini menunjukkan hal yang sangat penting, yaitu kita tidak bisa menghilangkan pekerjaan yang sia-sia dari organisasi jika hanya menyadari bahwa hal tersebut adalah sia-sia.
Menurut saya, sangat mudah bagi pihak luar untuk mengatakan “pekerjaan ini sia-sia!”. Tetapi masalahnya tidak semudah itu. Hal yang sia-sia tidak bisa dihilangkan jika hanya ditunjukkan saja. Bila benar-benar ingin menghilangkan “kerja keras yang sia-sia”, jangan hanya memerintah dari atas tentang apa yang sia-sia, tetapi perlu gerakan untuk melibatkan orang di lapangan untuk melakukan reformasi.

Kalau begitu, untuk lebih detailnya apa yang harus dilakukan untuk menghilangkan “kerja keras yang sia-sia” dari organisasi? Kali ini saya ingin membahas permasalahan ini sambil menceritakan pengalaman pribadi saya di masa lalu.

“Kerja keras sia-sia” yang dilakukan saat masih fresh graduate

Ini adalah kejadian sekitar 10 tahun yang lalu, ketika saya masih fresh graduate dan diterima bekerja di suatu perusahaan. Saat itu, saya yang baru bekerja selama 1 tahun adalah bawahan yang posisinya benar-benar rendah, sehingga banyak mengerjakan pekerjaan yang sifatnya serabutan. Salah satu pekerjaan yang harus saya lakukan adalah “membuat notulen rapat rutin”.

Selain saya, ada beberapa karyawan baru lainnya yang statusnya fresh graduate, sehingga setiap minggu kami bergantian mengerjakannya. Tetapi setelah melakukannya beberapa kali, saya jadi tanda tanya terhadap keberadaan pekerjaan ini sendiri.

Pada dasarnya, rapat rutin hanyalah membacakan dokumen yang telah disiapkan sebelumnya. Kemudian, dokumen tersebut akan dibagikan oleh masing-masing pembicara setelah rapat. Oleh karena itu, jika ingin mengetahui materi rapat rutin, anda tinggal membaca dokumennya. Akan tetapi, kami tetap bekerja keras membuat notulen rapat tersebut.

Jadi, meskipun dilihat dari sudut pandang manapun pembuatan notulen rapat adalah “kerja keras yang sia-sia”, saya tetap tidak bisa menghentikan pekerjaan untuk membuat notulen rapat tersebut. Karena di posisi saya yang fresh graduate, saya akan kesulitan jika melawannya dan bisa kehilangan tempat di lokasi kerja.

Daripada mengambil resiko tersebut, lebih aman membuat notulen rapat dengan tenang meskipun sebenarnya sia-sia. Rekan-rekan yang lain juga kelihatannya berpikiran sama, sehingga pekerjaan tersebut tetap dilanjutkan oleh para junior yang masuk selanjutnya, dan dilanjutkan lagi ke generasi seterusnya.

Jika mengingatnya sekarang saya merasa sedih, karena pengalaman ini membuat saya merasakan betapa sulitnya untuk menghentikan sesuatu dalam organisasi.

Menghentikan sesuatu dalam organisasi ternyata jauh lebih sulit dari yang dibayangkan

Sebenarnya tidak hanya pegawai fresh graduate saja yang merasa ragu untuk mengusulkan perbaikan, karena takut hal tersebut akan membahayakan posisinya. Pada dasarnya orang yang mengusulkan untuk “merubah sesuatu” di organisasi Jepang kebanyakan dianggap sebagai orang yang menyebalkan. Terutama jika usulan tersebut adalah untuk “menghentikan sesuatu” dan bukannya untuk “memulai sesuatu”, orang yang mengusulkannya akan mendapatkan berbagai macam rintangan.

Pertama, ada orang yang berpikir bahwa jika memberikan usul untuk “menghentikan sesuatu”, itu sama saja dengan mempermalukan orang yang telah mengusulkan untuk memulai kegiatan tersebut. Misalnya, kebanyakan orang akan berpikir bahwa sulit bagi seorang karyawan baru untuk menghentikan rapat rutin yang diusulkan oleh manajer, tanpa mendapatkan izin yang eksplisit dari manajer tersebut.

Selain itu, jika akan menghentikan sesuatu yang sudah berjalan lama, ada perasaan tidak enak kepada orang-orang yang selama ini telah melakukan “usaha yang sia-sia” tersebut. Misalnya dalam contoh notulen rapat tadi, mungkin akan muncul perasaan tidak enak kepada para karyawan senior yang selama ini telah membuat notulen rapat dengan sungguh-sungguh.

Jika kita tidak memiliki jabatan seperti team leader atau manajer dan hanya anggota biasa, ketika akan menghentikan pekerjaan atau sistem dalam organisasi secara bottom-up, kita akan berhadapan dengan permasalahan seperti itu.

Memang ada juga orang yang mentalnya kuat sehingga bisa mewujudkannya, tetapi kebanyakan orang tidak mau mengambil resiko yang berpengaruh buruk pada pekerjannya, sehingga mengurungkan niatnya. Banyak hal di perusahaan yang memiliki struktur yang mudah untuk dimulai, tetapi sangat sulit untuk dihentikan.

“menghentikan” sesuatu juga merupakan pekerjaan pemimpin

Jika sulit untuk menghentikan “kerja keras yang sia-sia” secara bottom-up, satu-satunya jalan yang tersisa adalah mengentikannya secara top-down. Jika dibandingkan dengan anggota umum yang harus membahayakan posisinya untuk memberikan usul untuk “menghentikan” sesuatu, jauh lebih mudah bagi pemimpin atau manajer untuk mengusulkan “Mari kita hentikan pekerjaan ini karena sia-sia”.

Orang sering tidak memerhatikannya, tetapi pekerjaan pemimpin tidak hanya “memulai” sesuatu, melainkan juga untuk “menghentikannya”. Kedua hal tersebut memiliki nilai yang hampir sama, tetapi tidak sedikit pemimpin yang hanya berpikir untuk “memulai” hal baru, sehingga hampir tidak memerhatikan apa yang harus “dihentikan”.

Idealnya, ketika akan memulai sesuatu, kita juga harus berpikir mengenai penghentiannya. Jadi dipikirkan sebagai satu kesatuan. Karena dibalik kegiatan yang baru, pasti ada kemungkinan bahwa hal tersebut tidak berjalan dengan baik. Jika tidak berjalan baik, pemimpin harus bisa memutuskan untuk menghentikannya, karena akan menjadi kesulitan yang sangat besar jika para anggota yang harus berinisiatif untuk menghentikannya. Agar para anggota tidak menggunakan tenaganya secara sia-sia, pemimpin harus bisa menjalankan pekerjaannya dengan seimbang.

Memberi kesempatan untuk menyampaikan “usulan untuk menghentikan sesuatu”

Kemampuan pemimpin untuk memahami apa yang merupakan “kerja keras yang sia-sia” juga ada batasnya. Dalam kebanyakan situasi, para anggota yang berhubungan langsung dengan pekerjaan tersebutlah yang lebih memahami apakah pekerjaan tersebut sia-sia atau tidak. Meskipun keputusan untuk mengentikannya dilakukan secara top-down, tetapi jika bahan untuk mengambil keputusan tersebut bisa disampaikan secara bottom-up, maka itu adalah yang terbaik.

Untuk itu, saya mengusulkan agar pemimpin memberikan kesempatan kepada para anggota untuk menyampaikan “usulan untuk menghentikan sesuatu”, dengan menanyakan kepada mereka secara rutin “Apakah saat ini ada pekerjaan di dalam tim yang lebih baik dihentikan?”. Mungkin sulit bagi anggota untuk mengusulkan “mari kita hentikan”, tetapi jika pemimpin bisa memberikan kesempatan untuk menyampaikan pendapatnya, para anggota juga akan lebih mudah menyuarakan pendapatnya.

Dan ini tidak hanya berguna untuk memperbaiki organisasi atau meningkatkan produktivitas, tetapi juga bisa meningkatkan keamanan psikologis tim. Jika bisa membuat suasana yang “mengizinkan para anggota untuk menyampaikan hal yang sia-sia”, kualitas diskusi dalam tim juga akan meningkat, sehingga bisa mendapatkan manfaat yang lebih banyak dari sekedar perbaikan efisiensi kerja.

Bagaimana jika tetap ingin menghentikan kerja keras yang sia-sia secara bottom-up?

Saya rasa ada juga orang yang bekerja di dalam tim, yang sama sekali tidak bisa menaruh harapan kepada pemimpinnya. Jika seperti itu, untuk menghilangkan “kerja keras yang sia-sia” harus dilakukan secara bottom-up.

Misalnya, seandainya saya bisa kembali di saat saya masih fresh graduate dan ingin menghentikan pekerjaan membuat notulen rapat rutin, apa yang harus saya lakukan? Saya coba memikirkan 2 hal yang bisa dilakukan saat ini.

Cara pertama adalah dengan menanyakan kepada pemimpin “alasan mengapa harus membuat notulen rapat”. Saya akan mencoba untuk bertanya langsung, mengapa harus membuat notulen rapat padahal sudah ada dokumen yang dibagikan. Jika jawabannya tidak jelas, saya akan membuat pernyataan untuk “menghentikan” pekerjaan tersebut. Cara ini cenderung frontal.

Cara kedua adalah berhenti untuk membuat notulen rapat secara sepihak. Jika dibandingkan dengan cara pertama, cara kedua ini cenderung memaksa. Tetapi dalam menjalani kehidupan kantor yang panjang, saya menyadari bahwa di luar dugaan, cara seperti ini juga tidak akan menimbulkan masalah. Menghentikan hal yang sia-sia tidak akan menyulitkan siapa pun, karena memang tidak diperlukan. Membuat kenyataan yang harus dihadapi seperti itu kadang kala diperlukan, ketika kita tidak bisa menaruh harapan pada pemimpin.

Tidak perlu diucapkan lagi bahwa hal yang paling ideal adalah pemimpin sendiri bisa menyadari betapa pentingnya untuk bisa “menghentikan sesuatu”. Tetapi jika pemimpin terlalu menjunjung tinggi “kerja keras yang sia-sia” dan tidak memiliki inisiatif untuk menghentikannya, bisa jadi mempertahankan lingkungan itu sendiri merupakan “kerja keras yang sia-sia”. Dalam situasi tersebut, ada baiknya untuk memikirkan perubahan lingkungan dengan mengajukan permohonan untuk pindah bagian atau ganti pekerjaan.

Pada kenyataannya memang tidak mudah untuk menghilangkan “pekerjaan yang sia-sia”, tetapi bukan merupakan hal yang mustahil, tergantung dari cara kita melakukannya. Anda bisa mencobanya dengan hal-hal yang bisa dilakukan terlebih dahulu, yang disesuaikan dengan kedudukan anda saat ini.

  • Penulis : Eitaro Hino / Ilustrasi : Eiko Matsunaga / Penyunting : Yuka Ohara

Daftar tag

SNS Share