Platform kerja tim kintone

Perusahaan dan Organisasi

25.Nov.2020 15:00

Cara membentuk Cybozu

“Cybozu hampir terjangkit penyakit perusahaan besar”- Wawancara dengan karyawan yang dulunya bekerja di perusahaan lain, untuk mengetahui apakah Cybozu benar-benar perusahaan yang mengutamakan teamwork

Orang-orang sering mengatakan bahwa Cybozu adalah “perusahaan yang bebas dan nyaman untuk bekerja”. Tetapi kita tidak akan tahu apakah hal tersebut benar, jika tidak bekerja langsung di situ.

“Apakah Cybozu tidak memiliki masalah yang menyebabkan orang merasa kesulitan dalam bekerja?”. Dengan mengangkat pertanyaan tersebut sebagai tema pembicaraan, kami melakukan wawancara dengan 3 orang karyawan (Yu Kobayashi, Kayoko Miki, Megumi Hayashida), yang dulunya bekerja di perusahaan besar dan memutuskan untuk pindah ke Cybozu.

“Cybozu hampir terjangkit penyakit perusahaan besar”, “Ada perasaan terasing yang dirasakan oleh karyawan baru yang dulunya bekerja di tempat lain”. Kali ini kami berbincang-bincang tentang permasalahan yang nyata seperti itu, dan solusi untuk mengatasinya.

“cara kerja kita” tidak ditentukan oleh orang lain

  • Sasuga

    Jika dilihat dari luar, bayangan orang tentang Cybozu adalah “Perusahaan di mana orang bisa bekerja dengan penuh semangat, sesuai gayanya masing-masing”.

    Tetapi kami jadi berpikir, itu benar tidak, ya? Oleh karena itu kami ingin mewawancarai anda sekalian untuk mengetahui kondisi yang sebenarnya.

    Setelah pindah ke Cybozu, apakah ada perbedaan yang dirasakan?

  • Miki

    Saya tidak merasakan perbedaan yang tidak nyaman.

    Awalnya saya ragu dan berpikir “Apakah di sini benar-benar nyaman untuk bekerja?” Tetapi setelah diterima dan mengerjakan tugas satu per satu, saya benar-benar merasakan bahwa itu benar.

Kayoko Miki. Advisor Teamwork Labo. Memiliki pengalaman sebagai direktur stasiun televisi, dan sejak bulan Agustus 2018 bergabung dengan Cybozu. Berteman dengan CEO Cybozu, Yoshihisa Aono ketika menjabat sebagai direktur. Tertarik dengan Cybozu sejak mendengar ceita tentang “cara kerja di Cybozu” dari Aono.

  • Kobayashi

    Saya juga tidak merasakan perbedaan dengan gambaran yang saya miliki sebelum masuk ke Cybozu.

  • Miki

    Di Cybozu, orang dengan cara kerja yang berbeda, seperti masuk di siang hari atau pulang jam 4 sore menjadi hal yang umum. Jadi seperti tidak mempedulikan orang lain.

    Tetapi hal tersebut akan menuntut orang untuk “mandiri”, sehingga orang harus bertanggung jawab terhadap keputusannya sendiri.

  • Hayashida

    Betul, betul.

  • Miki

    Atasan tidak akan menentukan “cara kerja kita”. Tetapi yang diutamakan adalah “apa yang ingin kita lakukan”, sehingga bagi orang yang mentalnya lemah, Cybozu menjadi tempat kerja yang berat.

  • Kobayashi

    Karena kita tidak bisa mencari alasan, ya.

  • Sasuga

    Apakah ada hal yang mengejutkan bagi Ms. Hayashida?

  • Hayashida

    Saya tidak menyangka bahwa karyawan yang baru lulus kuliah 2-3 tahun yang lalu bisa memiliki peranan yang besar bagi perusahaan.

Megumi Hayashida. Terdaftar di departemen sales area Jepang barat. Dulunya bekerja di perusahaan makanan yang terkenal, dan pada bulan Juli 2018 bergabung dengan Cybozu. Bekerja di kantor cabang Osaka yang jumlah karyawannya 30 orang, dan melaporkan hasilnya ke kantor pusat di Tokyo. Beliau juga merangkap di “departemen strategi sales” di kantor pusat, dan memiliki tugas untuk menjembatani proyek antara kantor Osaka dan kantor pusat di Tokyo. Kali ini turut serta dalam wawancara via online dari kantor di Osaka.

  • Sasuga

    Jadi anda merasa bahwa perusahaan ini mempermudah fresh graduate untuk berkarir, ya.

  • Hayashida

    Betul. Di tempat kerja saya sebelumnya, karyawan fresh graduate hanya menjalankan apa yang diperintahkan selama 3 tahun. Saya terkejut karena di Cybozu, “lingkungannya sangat mendukung anak muda untuk memimpin proyek”.

  • Kobayashi

    Mungkin karena di Cybozu, sejak karyawan masih muda telah diajarkan “tanggung jawab untuk menjelaskan”, karena sebagai penanggung jawab mereka harus bisa memberikan penjelasan.

    Makanya, anak muda juga mudah untuk mencoba melakukan hal-hal besar yang kalau di perusahaan besar lainnya hanya bisa dilakukan oleh kepala bagian ke atas.

Yu Kobayashi. Bagian BPM kantor pusat business marketing. Mulai bergabung sejak Januari 2018. Dulunya bekerja di perusahaan listrik yang “sangat besar” dengan jumlah karyawan fresh graduate saja mencapai lebih dari 1000 orang. Setelah bergabung dengan Cybozu, mengadakan belajar kelompok untuk mengajarkan skill yang diperoleh di tempat kerja sebelumnya, yang diikuti oleh 30 orang dari masing-masing departemen. Selain itu juga mengadakan acara makan siang yang dihadiri oleh karyawan baru yang dulunya bekerja di perusahaan lain, untuk membuat forum komunikasi antar karyawan secara aktif.

Benarkah Cybozu hampir terjangkit penyakit perusahaan besar?

  • Sasuga

    Apakah anda sekalian tidak merasakan ada masalah setelah bergabung dengan Cybozu?

  • Hayashida

    Tentu saja, ada! Saya malah merasa Cybozu hampir terjangkit penyakit perusahaan besar.

  • Sasuga

    Wah, benarkah?

  • Hayashida

    Betul. Saya tergabung di tim sales area Kansai, dan saya merasa “harusnya kegiatan sales bisa dilakukan secara lintas departemen”.

    Tetapi jika hal tersebut disampaikan ke kantor pusat di Tokyo, gerakannya menjadi lambat. Misalnya mereka mengatakan “Itu kan urusan departemen lain, biarkan saja mereka mengurusnya sendiri” dll.

  • Kobayashi

    Iya…. Betul sekali. Saya juga merasa khawatir kalau Cybozu jadi terjangkit penyakit perusahaan besar.

  • Sasuga

    Cybozu kesannya sebagai perusahaan modal ventura yang ramping, tetapi ternyata jumlah karyawannya ada lebih dari 700 orang, dan setiap tahun mengalami peningkatan.

  • Kobayashi

    Betul. Beberapa tahun yang lalu sebelum saya bergabung di sini, mungkin skala perusahaannya masih kecil dan semua karyawan bisa saling kenal, tetapi saat ini orangnya semakin bertambah, sehingga mungkin banyak yang merasa “kesulitan untuk memahami anggota di departemennya sendiri”.

  • Hayashida

    Semakin besar skalanya, saya merasa bahwa Cybozu semakin terkotak-kotak. Kadang saya merasa “perusahaan ini memiliki tujuan untuk menciptakan masyarakat yang solid dengan teamwork, tetapi kenapa kondisinya seperti ini, ya?

Hari berikutnya setelah diterima kerja, tidak ada orang yang bisa diajak makan siang bersama

  • Sasuga

    Apakah Mrs. Miki juga pernah merasa “Cybozu hampir terjangkit penyakit perusahaan besar”?

  • Miki

    Hm… mungkin beda dengan penyakit perusahaan besar, tetapi saya merasa follow up terhadap karyawan baru yang dulunya bekerja di perusahaan lain masih kurang. Atau mungkin ini adalah masalah yang umum terjadi di perusahaan modal ventura, ya?

  • Hayashida

    Kelihatannya saya bisa mengerti perasaannya.

  • Miki

    Saya tidak diajarkan tentang “cara menjalankan pekerjaan ala Cybozu”, sehingga awalnya saya merasa kebingungan.

  • Sasuga

    Memangnya cara menjalankannya seperti apa?

  • Miki

    Di pekerjaan sebelumnya, semua dipikirkan sendiri sehingga tidak bergantung pada tim.

    Tetapi di departemen saya, dalam menjalankan pekerjaannya, informasi seperti “saya kesulitan tentang ini”, atau “saya akan menjalankannya dengan cara begini” dibagikan melalui groupware.

    Tidak ada orang yang mengajari saya tentang etika berkomunikasi seperti itu, sehingga saya cukup kesulitan sampai jadi terbiasa.

  • Kobayashi

    Karyawan yang dulunya bekerja di perusahaan lain seringkali dicuekin, ya (sambil tertawa).

    Saya juga awal-awal bergabung di sini merasakan “rasa kesepian yang hanya dirasakan oleh karyawan pindahan dari perusahaan lain”.

  • Sasuga

    Rasa kesepian?

  • Kobayashi

    Sebelum bergabung di Cybozu, saya membaca artikel Cybozu Style bahwa “di Cybozu ada komunitas untuk karyawan yang dulunya bekerja di perusahaan lain”. Oleh karena itu, saya merasa senang karena “perusahaan sudah siap untuk menerima karyawan dari perusahaan lain”.

    Tetapi setelah diterima, karyawan pria yang membuat komunitas tersebut sedang cuti, sehingga di hari berikutnya setelah diterima kerja, saya tidak memiliki teman untuk diajak makan siang bersama.

  • Hayashida

    Seperti ditinggal, ya.

  • Kobayashi

    Wkwkwk… iya. Setelah mengamati departemen lain, saya juga melihat bahwa karyawan pindahan seperti saya juga terlihat kesepian, sehingga saya berpikir, jangan-jangan mereka merasa terasing di perusahaan, ya?

  • Sasuga

    Karena karyawan yang berasal dari perusahaan lain tidak bisa kumpul-kumpul dengan rekan satu angkatan seperti karyawan fresh graduate, ya?

  • Kobayashi

    Betul. di perusahaan sebelumnya, saya tidak menyukai kondisi yang tidak mengetahui ada kejadian apa dan orang seperti apa yang bekerja di departemen lain.

    Jika di internal perusahaan tidak ada hubungan silaturahmi, maka saya khawatir Cybozu juga akan terjangkit penyakit perusahaan besar.

Selama kita tidak bergerak, tidak akan ada perubahan meskipun permasalahannya sudah ada di depan mata

  • Sasuga

    Jadi anda sekalian sedikit demi sedikit telah merasakan bahwa di Cybozu juga ada berbagai masalah, ya?

    Apa yang kalian lakukan setelah menemukan masalah di dalam perusahaan?

  • Kobayashi

    Saya memulai kegiatan sebagai “bapak makan siang”.

  • Sasuga

    Bapak makan siang!?

  • Kobayashi

    Saya mencari karyawan baru yang tadinya bekerja di perusahaan lain, kemudian melalui kintone, yaitu sosial media internal perusahaan, saya mengirim pesan “mari makan siang berasama” kepada mereka.

Pesan Mr. Kobayashi alias “bapak makan siang” di sosial media kantor.

  • Sasuga

    wkwkkwkwkkw

  • Kobayashi

    Di pekerjaan sebelumnya, saya tidak bisa mengambil tindakan apapun, sehingga hanya makan siang sendiri di tempat duduk saya.

    Tetapi sebagai hasilnya, saya jadi “tidak tahu ada kejadian apa di departemen lain”, dan “tidak tahu ada orang seperti apa yang bekerja di sana”.

    Saya berpikir “jika diri saya sendiri tidak bergerak, maka tidak akan terjadi perubahan”. Oleh karena itu saya memberanikan diri untuk mengajak orang dari berbagai departemen untuk makan siang bersama.

  • Sasuga

    Jadi anda berinisiatif untuk menambah kenalan, ya.

  • Kobayashi

    Setelah makan siang selesai, saya terus mengabarkan melalui kintone bahwa “hari ini saya makan siang dengan orang seperti ini, dan membahas tentang apa saja”.

    Ternyata dengan begitu, semakin banyak hubungan yang terjalin dengan departemen lain.

  • Hayashida

    Saat ini setiap bulan diadakan “makan siang bersama karyawan pindahan” untuk menyambut karyawan baru yang pindah dari perusahaan lain, dengan Mr. Kobayashi sebagai penyelenggara utamanya.

  • Kobayashi

    Tau-tau sudah menjadi acara rutin (sambil tertawa).

    Semakin lama semakin banyak orang yang mengetahuinya, dan 1 tahun setelah saya bergabung dengan Cybozu, saya mendapatkan penghargaan karyawan baru sebagai “Cybozu of the year” di acara annual MVP Cybozu.

※Cybozu of the year… acara untuk menentukan annual MVP di internal Cybozu. Sistemnya adalah karyawan melakukan voting dengan menulis komentar kepada orang yang berjasa kepadanya, dan orang yang paling banyak dipilih akan mendapatkan penghargaan. Mr. Kobayashi terpilih mendapatkan MVP berkat kegiatannya yang membuat terjalinnya hubungan dengan departemen lain.

  • Sasuga

    Apakah Mrs. Miki juga melakukan sesuatu setelah merasa sulit untuk terbiasa dengan pekerjaannya?

  • Miki

    Saya berpikir, pasti ada orang yang merasa kesulitan karena tidak terbiasa dengan cara kerja dan cara berkomunikasi di Cybozu. Oleh karena itu, saya mengadakan belajar kelompok bagi karyawan pindahan dari perusahaan lain, tentang cara berkomunikasi di Cybozu,

Di acara “belajar kelompok tool untuk karyawan pindahan dari perusahaan lain” yang diadakan oleh Mrs. Miki, dibahas tentang “cara membedakan komunikasi tatap muka dengan komunikasi online”, “apakah boleh menggunakan emoticon saat membahas pekerjaan”, “apakah lebih baik mengajukan pertanyaan di forum terbuka”, dll.

  • Kobayashi

    Saya rasa acara belajar kelompok tersebut benar-benar berguna.

  • Miki

    Saya senang ketika mendapatkan komentar seperti “saya jadi lega karena hal yang mengganjal menjadi jelas”, “terima kasih telah mengadakan acara belajar kelompok”.

    Selain itu, bersama-sama dengan anggota lainnya yang masuk di periode yang bersamaan, kami menyampaikan ke bagian HR bahwa “kelihatannya perusahaan kurang perhatian terhadap karyawan baru yang dulunya bekerja di perusahaan lain”.

  • Sasuga

    Wah, ternyata sampai ke HR juga, ya.

  • Miki

    Dan sebagai hasilnya, ternyata orang lain juga merasakan hal yang sama, sehingga muncul proyek untuk “memperbaiki penanganan on-boarding karyawan baru yang dulunya bekerja di perusahaan lain”.

Perbaikan on-boarding melalui HR dan system informasi diusulkan pada rapat General Manager.

  • Miki

    Saya senang karena dari HR telah memperbaiki frekuensi training untuk karyawan yang berasal dari perusahaan lain dan bagian sistem informasi telah merangkum cara menggunakan sistem internal perusahaan dalam dokumen.

  • Sasuga

    Hebat sekali. Bagaimana dengan Ms. Hayashida?

  • Hayashida

    Saya memiliki keinginan untuk “bekerja sama dengan berbagai departemen seperti bagian marketing, support dll untuk menjalankan kegiatan sales”, tetapi rasanya sulit untuk melakukan hal tersebut di kantor pusat di Tokyo yang jumlah orangnya banyak.

    Oleh karena itu, pertama-tama saya mendirikan proyek yang bisa menangani customer secara lintas departemen, bersama dengan tim Kansai yang bisa bergerak dengan cepat.

“Proyek Kansai Bersatu” yang didirikan oleh Ms. Hayashida bisa dilihat oleh semua karyawan.

  • Hayashida

    Ternyata hal tersebut sampai juga ke departemen sales di kantor pusat Tokyo, dan mereka menyukainya.

    Di kantor pusat Tokyo pun kebijakan untuk “memahami tindakan konsumen secara lintas departemen dan melakukan follow up” semakin tersebar, sehingga saat ini banyak proyek lintas departemen yang sudah dijalankan.

Orang bisa menemukan permasalahan dan memperbaikinya karena memiliki psychological safety di dalam perusahaan.

  • Sasuga

    Selama ini kalau menyangkut “Cybozu”, saya hanya mendengar cerita yang baik-baik saja, sehingga setelah mengetahui bahwa di Cybozu juga terdapat berbagai masalah, saya malah jadi merasa akrab.

  • Hayashida

    Memang media lebih sering mengangkat hal-hal yang baik saja. Tetapi sebenarnya masalahnya juga banyak, seperti hampir terjangkit penyakit perusahaan besar, kurangnya perhatian kepada karyawan yang pindah dari perusahaan lain, dll.

  • Sasuga

    Ketika menemukan masalah di dalam perusahaan, anda semua langsung berinisiatif mengambil tindakan atau menyampaikannya kepada HR maupun atasannya, ya?

    Padahal biasanya karyawan pindahan dari perusahaan lain cenderung berpikiran “jangan terlalu mencolok agar tidak dibenci”, atau “pokoknya bisa kerja dulu, setelah itu baru melakukan perbaikan”.

  • Miki

    Apa, ya… mungkin karena di Cybozu sendiri ada psychological safety, sehingga mempermudah kami untuk melakukan kegiatan perbaikan.

  • Kobayashi

    Dan pengaruh dari komunikasi yang terbuka juga sangat besar.

    Jika kami mencuitkan permasalahan yang ada melalui kintone yang merupakan media sosial internal perusahaan, orang-orang yang sepakat atau memberikan solusi akan berkumpul.

  • Hayashida

    Kita bisa tahu siapa yang memiliki pendapat yang sama melalui jumlah “like!”

  • Miki

    Iya, dan setelah itu akan ada orang yang membuat proyek untuk memperbaikinya, ya.

  • Kobayashi

    Di tempat kerja sebelumnya, sarana komunikasi yang digunakan adalah email, sehingga ketika ingin menyampaikan masalah di dalam perusahaan, harus mengajak atasan minum-minum dulu.

    Tetapi Cybozu memiliki kintone yang menjadi tempat terbuka bagi semua orang untuk menyampaikan pendapatnya, sehingga mudah untuk menunjukkan perasaan kita.

  • Miki

    Betul sekali. Dan tidak hanya karyawan pindahan dari perusahaan lain yang ingin membuat perusahaan menjadi lebih baik, tetapi generasi muda juga berusaha melakukan itu.

  • Hayashida

    Akhir-akhir ini karyawan baru yang ditempatkan di departemen marketing mengatakan bahwa “akun Twitter wakil CEO terlalu kuno”, dan mereka memulai “Proyek untuk memproduseri Twitter wakil CEO”.

  • Miki

    Saya terkejut karena anak muda menyampaikan apa yang dirasakannya, tanpa rasa sungkan (sambil tertawa).

  • Kobayashi

    Wajar jika kita berhadapan dengan masalah ketika berusaha mencapai idealisme perusahaan. Namun dalam kondisi seperti itu pun, masing-masing orang bisa menemukan tindakan yang bisa dilakukan untuk diperbaiki sendiri. Saya rasa itulah kekuatan Cybozu.

  • Miki

    Kita harus bergerak sendiri jika ingin berubah. Memang terkadang berat, karena harus dikerjakan sendiri dan bukan oleh orang lain.

    Tetapi jika kita menyuarakannya, orang-orang di sekitar akan memberikan dukungan. Oleh karena itu, mencari solusi terhadap permasalahan yang ada menjadi hal yang wajar dalam kegiatan sehari-hari di Cybozu.

  • Hayashida

    Ke depannya, anggota Cybozu akan semakin banyak, sehingga pasti akan muncul permasalahan baru.

    Tetapi saya tidak ingin Cybozu yang memiliki motto “bekerja dengan hati yang senang” terjangkit penyakit perusahaan besar. Oleh karena itu, kami akan terus berjuang dengan melakukan apa yang bisa kami lakukan.

  • Teks Kaori Sasuga / editor Nanae Matsuo (Note) / Dokumentasi Nanami Nijou dan Yuka Atsuta

SNS Share