60 pekerjaan admin bisa dikerjakan sendirian oleh staf lokal secara paperless!
Tidak ada lagi orang yang perlu kembali ke kantor hanya untuk tanda tangan.
-
Nama perusahaan
: Travel Book Philippines, Inc.
-
Deskripsi bisnis
: Memberikan layanan reservasi online fasilitas penginapan di Filipina.
-
Jumlah karyawan
: Orang Jepang 2 orang dan orang Filipina 124 orang (karyawan tetap)
Narasumber yang diwawancarai
-
Nama
: Takumi Nakazawa
-
Jenis pekerjaan
: General Manager
-
Mulai ditugaskan
: April 2014
-
Pekerjaan ketika di Jepang
: Sales dan perencanaan
-
Pengalaman mengimplementasikan
sistem IT: Tidak ada
-
Nama
: Lorbie Esguerra
-
Jenis pekerjaan
: Generel Affairs
-
Jabatan
: Head of Operations planning
-
Pengalaman mengimplementasikan
sistem IT: Tidak ada
Daftar pekerjaan yang berhasil dikerjakan secara paperless
Purchasing
- Order pembelian
- Permintaan pembelian
- Defter suplier pembelian
HR
- Formulir hasil wawancara
- Database karyawan
- Pemberitahuan izin pemisahan
- tindakan pribadi
- Job description
- Formulir daftar permintaan
- tenaga kerja
- Lembar misi
Finance
- Monitoring piutang
- Laporan insiden monitoring
- outbound
- Perjalanan bisnis
- Cash advance
- Likuidasi
- Reimbursement petty cash
Sales
- Contract rate hotel
- Lembar action plan
- Tipe interior kamar hotel
- Laporan sales mingguan
- Daftar hotel
- Area besar
- Lembar kuesioner hotel
- WHT
Customer Service
- Lamanya waktu respon dari suplier tour
- Monitoring penipuan PAH (Primary Account Holder)
- Pembatalan transaksi
- Monitoring panggilan
- Daftar pelanggan PAH yang
- ditangguhkan
- Panggilan tidak teraflliasi (CRD)
- Monitoring panggilan harian
- Formulir evaluasi training CRD
- Booking offline tour dan transfer
- No investory cakks (CRD-sales)
- Kuitansi yang diminta pelanggan
- Perhatian pada pelanggan
- Booking/refund
- Daftar agen call center
- Lamanya waktu respon dari hotel
Operation Planning
- TB management training
- Daftar aplikasi kintone
Marketing
- Promosi ekslusif / medsos
- Kalender event / festival
IT
- Permintaan technical assistance
Corporate Communication
- Perolehan sponsorship
- Bekas pengambil alihan kesepakatan
- majalah
- Kuesioner kesadaran brand
- Penarikan friend code
- Daftar perencanaan tour
- Daftar mitra tour
Kondisi pemakaian dan
riwayat pemakaian kintone
Jumlah pengguna kintone dari waktu ke waktu
Manfaat menggunakan kintone
Masalah sebelum
mengimplementasikan sistem
“Staf akan mengajukan 30-50 lembar dokumen untuk ditandatangani, sehingga saya harus kembali ke kantor untuk menandatanganinya, dan sulit untuk meninggalkan kantor.”(Nakazawa)
Banyak dokumen yang membutuhkan tanda tangan seperti permohonan perjalanan dinas, pengajuan refund, permohonan pengadaan barang dll., sehingga setiap saat harus ada di kantor. Orang berkeliling di kantor sambil membawa dokumen menjadi pemandangan sehari-hari. Membuat perencanaan untuk perjalanan dinas atau cuti juga sulit. Jadi, para atasan menjadi approval box dalam arti yang sebenarnya. Tetapi saat ini sudah paperless, dan hanya ada beberapa lembar dokumen untuk keperluan di luar perusahaan. Dulunya, dalam satu hari bisa menumpuk 30-50 lembar.
Selain itu, sulit untuk berkomunikasi dengan staf yang berhubungan dengan pengajuan permohonan.
Misalnya, jika isi permohonan yang bersifat ireguler tidak sesuai dengan kebijakan perusahaan, mengkonfirmasikan hal tersebut kepada staf menjadi pekerjaan yang merepotkan.
Sebenarnya mereka bisa saja menggunakan aplikasi chatting yang sering digunakan di Asia Tenggara. Tetapi jika mengizinkan chatting dengan semua staf, mereka harus berkomunikasi 1 lawan 1, sehingga sengaja tidak menggunakannya. Dengan merubah permohonan yang berbentuk kertas menjadi kintone, kesulitan komunikasi seperti itu telah berkurang jauh.
Dengan kintone, kita bisa memberikan komen di dokumen yang diajukan. Berbeda dengan chatting, komentar bisa dilihat secara terbuka, serta mudah untuk dilihat kembali atau dilakukan pencarian.
Selain itu, mereka juga mengatakan bahwa dulu persiapan audit juga menjadi hal yang berat. Ketika dokumen hanya dikontrol menggunakan kertas, orang akan kesulitan untuk mencari dokumen yang tepat dari file yang sangat banyak, dan terkadang ada dokumen yang hilang.
Dengan beralih ke kintone, riwayat approval telah masuk ke dalam sistem, sehingga ke depannya bisa menemukan dokumen yang dibutuhkan dengan cepat.
Kandidat produk
Kami menanyakan kepada Nakazawa, apakah ada produk lain atau metode lain yang dipertimbangkan selama proses pertimbangan.
“Tidak ada. Hanya ada kintone. Karena kami dulu pernah membuat sistem SFA dengan scratch, tetapi keberatan dalam hal beban SDM maupun biaya untuk pengembangan dan perawatan. Daripada seperti itu, kami memutuskan untuk segera menggunakan kintone setelah mendengarkan kelebihan dari sisi finansial maupun flesibilitasnya.”
Poin-poin dalam mempertimbangkan
Kami juga menanyakan poin-poin apa saja yang diperhatikan saat melakukan pertimbangan, dan jawabannya adalah 3 hal berikut ini.
- • Biaya（1 user mulai dari 780 Yen (sekitar 100 ribu Rupiah) per bulan）
- • Sangat mudah bagi siapa saja yang bisa menggunakan Excel (Apakah bisa meminta bantuan staf lokal?)
- • Apakah bisa digunakan untuk pekerjaan admin selain mengelola pelanggan?
Saran sebagai pengguna yang
telah berpengalaman
Sebagai penutup, kami mendapatkan masukan bagi yang sedang mempertimbangkan untuk menggunakan kintone.
“Jangan dikerjakan sendiri. Jika ada staf lokal yang mengerti cara mengoperasikannya dan bisa menggunakan Excel, serahkan pada orang tersebut.”
“Ketika ada yang mengajukan permohonan, tegaskan kepada staf bahwa “Setelah tanggal sekian, persetujuan dengan kertas tidak akan berlaku lagi. Approval box akan musnah.”
“Saat proses implementasi, staf yang akan menggunakannya harus ditraining. Permohonan training bisa diajukan kepada staf yang menangani implementassi atau kepada dealer kintone secara berbayar.”
Bagi anda yang ingin mengetahui tentang
kintone lebih lanjut, silakan menghubungi kami
